会社員を辞めたあと、フリーでライターや編集の仕事をしているカピ子です。
スケジュール管理。フリーランスにかかわらず、会社員でも学生でも超大切ですよね。
スケジュールを守ることはそのまま信頼につながりますからね。
というより、スケジュールは守ることが当たり前で、守れない人は信頼を失うという感じでしょうか。
フリーランスの場合は、信頼を失う＝そのまま仕事を失うことに直結！
シビアな世界ですよ。
今回は、私がどのようにスケジュール＆タスク管理をしているかご紹介します。
全体スケジュールと日々のタスクを管理！
私がスケジュール管理に使っているツールは次の２つです。
- エクセル
- 紙の手帳
ツールは、好みで何を使ってもいいと思います。
スケジュール管理アプリもたくさんあるし、自分に合ったものを見つけるのがいいかと。
私の場合は、編集をやってた頃からなんやかんや20年近くこのスタイルなので、そのまま継続している感じです。
ツールをどうするかより大切なのは、
- スケジュール全体を「見える化」する
- タスクを細分化して管理する
の2点だと思っています。
スケジュール全体を「見える化」する
短期間で納品の仕事から、長期に及ぶ仕事まで、仕事の大きさはいろいろ、種類もいろいろ。
先方からのスケジュール共有も、エクセルやpdfがメール添付されていたり、メールベタ打ちだったり。
そのまま放置していると、見落としが出てきます。
なので、スケジュールは一元管理して全体を見えるようにしておく必要があります。
私の場合はエクセルを使っています。
| ①会社 | 依頼主の名前を入れます |
| ②案件名 | 案件名を入れます |
| ③工程 | 工程を入れます |
| ④開始／終了 | 依頼スケジュールをそのまま転記します |
| ⑤完了日 | 実際に完了した日を入れます |
| ⑥料金 | 依頼時に提示された料金を入れます ※スケジュール管理には関係ないのですが、これだけ稼げるぞー！と目に見えるのでモチベーションUPのために入れていますw 今年これだけ稼げたかな、という目安もすぐにわかるので重宝しています。 ざっくりわかればいいか、程度なので、源泉徴収などで実際の振込額とは違っていますが、細かいことは気にしていません。 |
エクセルは関数を入れていて、
開始日と終了日を入れたら、カレンダー部分オレンジに変わる
完了日を入れたら、グレーになって終わったことが一目でわかる
ということをやっています。
完了日を入れて、グレーダウン⇒上の行
私はエクセルで管理していますが、Google スプレッドシートでもいいですし、カレンダーアプリに直接入れてもいいと思います。
とにかく、全体が見通せればよいので！
iPadのカレンダーで管理しようとしたこともあります。子どもたちの予定も一緒に管理できるし、iPhoneとも同期されるし便利そうだな、と。
でも、入力がめんどくさく感じてしまって、結局エクセルに戻ってきました。
自分に合う方法を試行錯誤してみてください！
タスクを細分化して管理する
スケジュール全体を見通すだけでは仕事は回りません。
例えば1次原稿納品まで14営業日もある。余裕じゃ～ん、となるか？
私が14営業日で提示された仕事は、10ページの誌面の原稿でした。
10ページに収まるようにページ割を考えて
調べ物もそれなりに必要だから、図書館にこもったり本屋に行ったり
各ページの見出しと小見出しくらいは、原稿書き始める前に先方にＯＫもらっておきたいな
などなど考えると全然余裕はありません。
途中で他の仕事の〆切りがあるから、ここの3日間は使えないな…
保護者会があるから、この日は午後使えないな…
みたいなことも考えないといけません。
提示されたスケジュールの中のタスクを細分化して、それを日々やることとして落とし込む必要があるんです。
5000文字程度のWebサイトの原稿だったとしても、
- 調べ物（ネタ探し）
- 構成案と見出し
- 原稿作成
- 推敲
というように、タスクがいくつかに分かれます。
これを、他の仕事やプライベートな予定との兼ね合いを見つつ
具体的な日程に配置していきます。
私はタスクを紙の手帳で管理しています。
赤字で締め切り、緑字でプライベートの予定を書いています。
黒字は細分化したタスク、終わらなかった分は矢印で次の日に送っています。
フリーになってから使っているのは1か月のカレンダー形式のものです。月単位で見渡せるので使いやすいです。
会社員時代は、持っているタスクの量も多かったので、見開き1週間単位の手帳を使っていました。
なんで青じゃなくて緑使っているんだろうとふと思ったのですが、この手帳使い始めたとき、青ペンのインクがなくなっちゃって緑で書いたんだった！そして次の手帳になっても癖で緑使い続けて、今に至る…
それぞれのタスクの時間配分はどう決める？
私は、タスクを日々やることに落としこむところまでしか管理していませんが、何時にやると時間も決めている人もいますよね。これもやりやすいように管理したらいいと思います。
ただし、どのように管理するにしてもタスクにかかる時間はある程度見通しておく必要があります。
むちゃな計画立てて終わらないのは、学生のうちなら笑い話だけれど、フリーランスだと笑って済ませる話ではありません。
タスクの時間配分、私の考え方は次の３つです。
①構成に時間をかける！
構成を考える日はそれ以外の仕事は入れません。
構成がゆるいまま書き始めると、半分原稿を書いたのに全部書き直しとなりかねないので、構成をいちばん重視しています。
Webページ1ページくらいであれば1日かからないかもしれないですが、それでも1日は確保します。早く終わったらラッキーみたいな。
ちなみに、構成を考えながら調べ物も並行してやっています。
Webで検索である程度調べられますが、書籍や信頼できるサイトでちゃんと裏をとれるかまで調べると、それなりに時間がかかります。
先ほど例に出した10ページの誌面だと、構成を考えるのに5日くらいかけることもありました。タスクで言うと、下記の３つです。
- 調べ物（ネタ探し）
- ページ構成
- 見出しと小見出しの作成
ライターをやっているので「構成」と書きましたが、
デザイナーなら、構成やラフ／イラストレーターならラフでしょうか
細かい中身をつくっていく前に、最初の枠組みをしっかり決めておくことが結局時間短縮になると思っています
②納期からの逆算で1日にやる分を決める！
原稿を書くのにどれくらいかかるのかは、やってみないとわからないですよね。
わからないことを考えても仕方ないので、この日にここまで書かないと間に合わないぞ、と配分していきます。（定期テストの計画立てみたいですね）
この日に４ページ書くしかない！みたいな。その４ページがきついのか、余裕なのか、は経験とともに見当がつくようになっている気がします。
③1日前に終わるように組み立てる！
納期から逆算する際、納期の1日前には終わるように組み立てます。
計画通りに進まないかもしれないし、突発の予定が入るかもしれないので、余裕を持っておくためです。
計画はぎちぎちに詰めない、というのは仕事にかかわらず鉄則ですが、日々のタスクが余裕なのかそうでないのかは、見誤ることもままあります。
そのため、まるまる1日バッファーをもたせることで、臨機応変な対応ができるようにしています。
④とにかく手を動かす！
いちばん言いたいのは、これです。結局手を動かすしかない。
手を動かして、このくらい時間がかかりそう、を把握していくしかないです。
この原稿書くのに2時間かかった、とかを記録しいる方もいますよね。作業時間を見えるようにするのはとてもいいと思います。（私はやってない…。）
手を動かしてみた結果、思ったより時間がかかるぞ？となれば計画を見直せばいいだけです。
でも、締め切りギリギリだと見直しもできないですよね。
なので、仕事を受けたら、はやめに手を動かして感覚をつかんでおくことが重要だと思います。
納品形態もいろいろあって、例えばエクセルの関数がバリバリ組まれたフォーマットに入力してほしいとか、入力要件がガチガチに固まっているとか、
原稿書くよりフォーマットを理解して入力する方が時間かかるわ！というような依頼もあります。
そういう場合も、依頼が来たらまずは手を動かしてみる。
とにかく進めてみることで、疑問点やかかる時間がわかってきます。
スケジュールを立てて満足はダメ！調整が重要！
スケジュール管理、実は一番大切なのは立てることではなくて調整することではないでしょうか。
すべてが予定通りいくわけないですし、急な子どもの発熱なんかもありますよね。
子どもが大きくなってからは発熱ではなく、ケガで整形に駆け込むことが増えましたが(-_-;)
私のスケジュール・タスク管理のタイミングのご紹介です。
全体スケジュール（エクセル）は基本触らない
依頼が来たらエクセルに即スケジュール転記。基本それ以上は触らない。
終わったら、完了日を入力するくらい。
先方と自分が合意したスケジュールを転記しているのでで、むしろ触っちゃダメ！どちらかの都合で変更の必要が出たら、お互いに「合意のうえ」変更します。
日々のタスクは日単位と週単位で見直し
日々のタスクは、依頼が来たタイミングで記入。その後、毎日見直しています。
◆1日の仕事終わり
終わらなかったタスクがあれば、どこで挽回するのかを記入。
だいたい、翌日に矢印をひっぱりますが、空き具合と優先順位で決めます。翌日に残りタスクを優先したせいで、翌日予定のタスクがこぼれそうなら、このタイミングで調整しておきます。
◆1週間の終わり（金曜日）
今週の仕事の進み方を見て、翌週のタスクがこのままでいいのか、調整したほうがいいのかを決めます。ここでは、1日単位ではなく、1週間単位で見直しをかけます。
私が紙の手帳を使い続けている理由がこの見直しのためなのが大きいです。
デジタルだと、見直し前が残らないですが、紙だと本当はここでやる予定だったのに、こんなに先送りにしちゃったよ…が見えるので。もしくは、予定通り、私超優秀！って自分をほめてみたり。
あとは、ボールペンを持ってタスクを調整するということが、毎日の仕事の振り返りと頭の整理になる、というのが習慣づいているので、今後も紙は手放さない気がしています。
フリーランスのスケジュール・タスク管理まとめ
①スケジュール全体を「見える化」し、タスクを細分化する
②タスクの時間配分は
構成に時間をかける
納期からの逆算で1日にやる分を決める
1日前に終わるように組み立てる
とにかく手を動かす
③スケジュールを立てて満足せず、日々の調整が重要
いろいろ書きましたが、質を保って納期を守れていれば問題ないわけです。これが正解！があるわけではないので、ぜひ、自分に合う管理方法を見つけてください！
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